Složka zaměstnance přístupná i jemu samému

Ke každému zaměstnanci zaměstnavatel eviduje spoustu dokumentů, ale i svých interních poznámek. V dnešní době cloudu je možné mít většinu elektronicky. Proč nenabídnout přístup k údajům, které zaměstnavatel má i danému zaměstnanci?

V PrPomu si řekli, že když mají většinu věcí digitálně a celá firma jede na cloudovém úložisti, proč by nemohli podobně vyřešit i složky zaměstnanců.

Používání cloudu (třeba Google Drive či Teamsy, aj.) jako úložistě sdílených dokumenů, které se dají nasdílet jen vybraným uživatelům je dnes běžné například u zápisů z porad, či příprav materiálů, na kterých má pracovat více lidí. Podobný princip může fungovat i u složky zaměstnance.

Ve složce mohou být digitální verze smluv, dodatků, výměrů... ale složka může sloužit i jako komunikační kanál - ke sdílení zápisů ze společných rozhovorů, hodnotících pohovorů, plánů rozvoje, atp.

Důležité: dobře definovat kdo a proč má mít do složky přístup a jaká má mít oprávnění ve složce působit (upravovat, přidávat, mazat). A fungování musí být transparentní (každý ví, kdo má právo nahlížet do jeho složky a ví, jak je celý systém procesně nastaven), aby kolegové neměli obavy, jak je s jejich daty nakládáno.

Na co pamatovat:

• Je toto řešení pro vás realizovatelné a vhodné?
• Jsou nějaké "lidské" problémy ve firmě, které by mohla tato změna zhoršit? (Např. nedůvěra zaměstnanců k firmě - obavy ze složky, která bude online.)
• Jaké bude procesní nastavení fungování? (zabezpečení, kdo může přidělovat oprávnění, jaká práva [upravovat, číst, přidávat dokumenty] mají ti, kteří mají přístup do složky, atp.)
  • Své zvolené nastavení doporučujeme konzultovat s lidmi znalými GDPR, aby omylem nedošlo k problematickým situacím.
• Jak budete o složce komunikovat hromadně a jak individuálně?