Konzultační hodiny

Máte v týmu nějaké seniornější zaměstnance? Nebo odborníky v určité oblasti? A jsou od ostatních zavaleni dotazy, telefonáty, rychlými zprávami tak, že nemají dost času se soustředit na vlastní práci? Pak možná bude na čase zavést konzultační hodiny.

Podobně jako mají konzultační hodiny vyučující na vysokých školách, mohou si je nastavit vaši kolegové. Určit si hodinu-dvě jednou (či vícekrát) týdně, kdy nemají naplánovanou vlastní práci a mohou svůj čas věnovat kolegům, kteří potřebují konzultaci ke své práci. A v jiný čas ho ostatní nemohou oslovovat a rušit.

Konzultační hodiny vedou ke spokojenosti obou stran. Odborník má přesně vyhrazený čas na pomoc kolegům a nemusí být nervózní, že mu mezitím stojí jiná práce. A kolega, který by rád konzultoval ví, na kdy se má připravit a ví, že na jeho dotazy bude dost času a nebude vyrušovat druhého od práce.

Konzultační hodiny (v originále "office hours") úspěšně fungují v Basecampu. A pochvalovali si právě předvídatelnost a klid na vlastní práci.

Co když se ale jedná o urgentní dotaz? I na to můžete myslet předem - nastavte si pravidla společně. Nastavte si, co je opravdu urgentní dotaz, který nepočká - aby si pak každý nemyslel o tom svém, že je důležitý natolik, aby druhého vyrušoval "mimo hodiny". Nebo si nastavte jiný proces - například: když je to urgentní, napíšu nejdříve e-mail, ale stejně musím vyčkat, než se mi kolega ozve zpět, že má na mě čas; jinak se to snažím vyřešit co nejlépe sám. Ze začátku bude potřeba si společně ujasňovat, kde leží hranice urgence a které věci skutečně počkají. Případně se s konzultujícím domluvit, aby měl vyhrazených více krátkých časových úseků během týdne, než jeden delší. Radši se společně ze začátku častěji o fungování konzultačních hodin bavte a upravujte nastavení tak, aby vyhovovalo všem. Vrátí se vám to v budoucnu.

Na co pamatovat:

• Kteří kolegové jsou nejčastěji vytíženi dotazy ostatních?
• Pomohly by jim konzultační hodiny?
• Jak je společně nastavíte? (1x týdně či vícekrát na kratší dobu - co bude sedět konzultujícímu a co ostatním kolegům)
• Jaká si společně nastavíte pravidla kolem urgentních dotazů? Co je urgentní? Jak v takovém případě postupovat?